راهنما

راهنمای دعوت از کارشناسان خارجی

توجه 1: تمام مراحل دعوت از کارشناس خارجی، صرفا از طریق اتوماسیون اداری انجام می گیرد و نیازی به مراجعه حضوری نمی باشد.
توجه 2: استانداردهای تدوین شده (شیوه نامه، نمودار گردش کار، فرم ها، فرمت ها، مستندات و زمان بندی ها) براساس آیین نامه ها، بخشنامه ها و مصوبات وزارت امور خارجه، وزارت بهداشت و واحدهای ذیربط در دانشگاه علوم پزشکی اردبیل  انجام گرفته است. لذا در صورت عدم رعایت آنها امکان تحقق اقدامات از سوی این مدیریت مقدور نخواهد بود.
توجه 3: پس از درخواست دعوت از کارشناس خارجی و یا درخواست اخذ ویزا، در صورت عدم حضور کارشناس خارجی، بایستی موضوع با ذکر دلیل توسط واحد دعوت کننده به مدیریت امور بین الملل اطلاع داده شود.
توجه 4: هرگونه اقدام عملی اعم از ارسال دعوتنامه، درخواست اخذ ویزا و ... برای دعوت از کارشناسان خارجی توسط واحد دعوت کننده بایستی پس از وصول نامه موافقت دانشگاه انجام پذیرد.
توجه 5: مدیریت امور بین الملل متعهد به رعایت استانداردهای تدوین شده مربوط به خود بوده و اصلا نیازی به پیگیری مراحل (اعم از تماس تلفنی، مراجعه حضوری و ...) نمی باشد.
توجه 6: برای تسهیل تدارکات دعوت از کارشناسان خارجی "راهنمای تدارکات" طراحی و در زیر منوی دعوت از کارشناسان خارجی قرار داده شده است که در صورت تمایل قابل بهره برداری می باشد.
توجه 7: کلمات و عبارات آبی هایپرلینک هستند.


جهت درخواست دعوت از کارشناسان خارجی اقدامات زیر را انجام دهید:

1- مطالعه شیوه نامه، نمودار گردش کار اجرائی و فرم درخواست دعوت از کارشناسان خارجی
2- تعیین یک نفر بعنوان رابط برای هماهنگی با مدیریت امور بین الملل
3- برآورد هزینه ها
4-  تعیین یکی از واحدهای دانشگاه جهت ابلاغ اعتبارات مربوطه (واحد پیشنهادی می تواند واحد دعوت کننده یا هریک از واحدهای دانشگاه که دارای استقلال اداری مالی است، باشد. مثلا دانشکده، مرکز آموزشی درمانی و ...)
5-   اخذ مجوزهای لازم از معاونت آموزشی و معاونت درمان وزارت متبوعه و سازمان نظام پزشکی در صورتیکه موضوع دعوت انجام آموزش های عملی از طریق انجام پروسیجرهای تشخیصی و درمانی بر روی بیماران باشد.
6-  تدوین برنامه برای حضور کارشناس خارجی مدعو
7-  درخواست اسکن گذرنامه و رزومه از کارشناس خارجی مدعو ( اسکن گذرنامه از صفحات دارای اطلاعات هویتی و اعتباری گذرنامه به صورت رنگی و خوانا باشد).
8-  تهیه فایل الکترونیکی(عکس یا اسکن) از فرم تکمیل شده درخواست دعوت از کارشناس خارجی  و مستندات اشاره شده در فرم
9-  ارسال درخواست کتبی دعوت از کارشناس خارجی طبق فرمت به انضمام فایل الکترونیکی مستندات به مدیریت امور بین الملل
10- منتظر ارسال نامه موافقت یا عدم موافقت دانشگاه ( براساس گامهای نمودار گردش کار اجرائی ) توسط مدیریت امور بین الملل از طریق اتوماسیون باشید. ( برای دعوت هایی که مدعو به دلیل دعوت یک نهاد رسمی در کشور حضور داشته و نیازی به اخذ ویزا توسط دانشگاه ندارد،  نامه موافقت یا عدم موافقت حداکثر تا ده روز کاری از طریق اتوماسیون به واحد درخواست کننده ارسال خواهد شد. این زمان برای مدعوینی  که نیازمند اخذ ویزا می باشند حداکثر بیست روز خواهد بود).

پس از انجام اقدامات فوق، اقدامات بعدی بر اساس گام های نمودار گردش کار اجرائی خواهد بود.

پس از وصول نامه موافقت در صورتیکه حضور کارشناس خارجی نیاز به اخذ ویزا داشته باشد بر اساس "راهنمای درخواست اخذ ویزا" به شرح زیر اقدام فرمائید.

راهنمای درخواست اخذ ویزا برای کارشناسان خارجی

توجه 1: خواهشمند است به کارشناس خارجی مدعو اطلاع داده شود که صدور ویزا در محل فرودگاه اردبیل بدون درج آن در گذرنامه است ولی صدور آن در یکی از سفارتخانه های کشورمان احتمالا با درج مهر ویزا در گذرنامه خواهد بود.
توجه 2: درخواست روادید برای ایرانیان با دو تابعیت امکان پذیر نمی باشد و ایرانیان فقط با گذرنامه ایرانی می توانند وارد کشور شوند.

1- ارسال فرم انگلیسی مشخصات فردی (Personal Info Form) و راهنمای نحوه اسکن صحیح گذرنامه و عکس پرسنلی(Passport and Photo Scanning Guidelines) به کارشناس خارجی مدعو جهت تکمیل و ارسال مدارک لازم برای اخذ ویزا. (در صورتیکه کارشناس مدعو از اتباع آمریکا، انگلیس و کانادا باشد علاوه بر فرم اشاره شده فرم C نیز بایستی توسط کارشناس خارجی مدعو تکمیل گردد.)
2-بررسی صحت تکمیل فرمها و مستندات پس از وصول آن توسط واحد دریافت کننده

توجه: در بررسی فرمها و مدارک موارد زیر حتما مد نظر قرار گرفته و در صورت نیاز به اصلاح یا به کارشناس خارجی مدعو عودت داده شود و یا توسط واحد دعوت کننده اصلاحات لازم بعمل آید.
- مدت اعتبار گذرنامه (حداقل شش ماه از مدت اعتبار گذرنامه باقی مانده باشد).
- درج نام محل اخذ ویزا در فرم مشخصات فردی (فرد مدعو حتما باید محل اخذ ویزا را در فرم مشخصات فردی مشخص نماید. در صورتی که فرد مدعو متقاضی اخذ ویزا در کشور مبدا است باید نام شهر و کشور مورد درخواست خود برای اخذ ویزا را مشخص نموده و در صورتی هم که فرد، متقاضیِ اخذ ویزای فرودگاهی است باید نام فرودگاهاردبیل را در قسمت مربوطه درج نماید.)  
- تطبیق فرم تکمیل شده با مشخصات درج شده در گذرنامه
- تطبیق فرمت اسکن گذرنامه و عکس پرسنلی با فرمت استاندارد تعیین شده. برای مشاهده نحوه تهیه اسکن از گذرنامه و عکس پرسنلی اینجا را کلیک کنید.
3- تهیه فایل الکترونیکی از گذرنامه و عکس پرسنلی طبق فرمت استاندارد به انضمام فایل word فرم اطلاعات مشخصات فردی
4- ارسال درخواست کتبی اخذ ویزا برای کارشناس خارجی طبق فرمت به انضمام فایل الکترونیکی مستندات به مدیریت امور بین الملل
5- منتظر ارسال نامه Visa Note ( براساس گامهای نمودار گردش کار اجرائی ) توسط مدیریت امور بین الملل از طریق اتوماسیون باشید. (این نامه تا دو روز کاری پس از صدور Visa Note از سامانه صدور روادید الکترونیکی وزارت امور خارجه توسط مدیریت امور بین الملل از طریق اتوماسیون به واحد دعوت کننده ارسال خواهد گردید.)  

 پس از انجام اقدامات فوق، اقدامات بعدی بر اساس گام های نمودار گردش کار اجرائی خواهد بود.
 

• در صورتیکه در یک زمان واحد، از بیش از یک کارشناس خارجی دعوت بعمل آید فرم های مربوطه به ازای هر مدعو به صورت جداگانه تکمیل خواهد گردید.
• برای اتباع کشورهای آمریکا، انگلیس و کانادا علاوه بر فرم "اطلاعات شخصی" و فرم C، فرم های B و E تکمیل و به صورت فایل الکترونیکی در قالب فایل WORD به مدیریت امور بین الملل ارسال خواهد گردید.
• چنانچه ویزای کارشناس خارجی فرودگاهی باشد (انواع ویزا در بخش تعاریف شیوه نامه توضیح داده شده اند) پرداخت فیش ویزا و مبلغ بیمه بر عهده واحد دعوت کننده می باشد. در حال حاضر مبلغ ویزا با توجه به تابعیت کارشناس خارجی مابین 75 تا 130 یورو می باشد. بدیهی است مبلغ ویزا  بایستی به صورت ارز حداقل یک روز قبل از ورود کارشناس خارجی توسط واحد دعوت کننده تامین و  به فرد استقبال کننده تحویل شود.
• براساس آخرین اعلامِ وزارت امور خارجه، اتباع کشورهای آمریکا، انگلیس، کانادا، اردن، بنگلادش، عراق، پاکستان، افغانستان، کلمبیا و سومالی مشمول دریافت ویزای فرودگاهی نمی باشند.
• بر اساس اطلاعات موجود در سامانه الکترونیکی وزارت امور خارجه اتباع کشورهای آذربایجان، بولیوی، ترکیه، سوریه، لبنان، گرجستان، ارمنستان، ونزوئلا، مصر، مالزی و چین مجاز هستند بدون اخذ روادید به قلمرو ایران وارد و در هر بار ورود به مدت 21 روز در ایران اقامت نمایند.
• در صورت داشتن هرگونه سوال با کارشناس مربوطه خانم لیلا حاجی قهرمانی به شماره 33534705-045 تماس حاصل فرمائید.