راهنما

راهنمای برگزاری گردهمائی‌های علمی بین‌المللی

توجه 1: برگزاری گردهمائی های علمی بین المللی یک فرآیند چند بخشی است که با مشارکت واحدهای مختلف دانشگاه اجرا می شود. راهنمای حاضر صرفا براساس وظائف مدیریت امور بین الملل تدوین شده است. برای آشنائی با وظائف سایر بخش ها از جمله معاونت تحقیقات و فناوری و مرکز آموزش مداوم جامعه پزشکی بایستی با آنها هماهنگی گردد.
توجه 2: براساس مصوبات جلسه مورخ 21/2/98 شورای امور بین الملل دانشگاه، میزان حمایت مالی از گردهمائی های علمی بین المللی یک میلیارد ریال می باشد.
توجه 3: تمام مراحل درخواست مجوز برگزاری گردهمایی از طریق اتوماسیون اداری انجام میگیرد و نیازی به مراجعه حضوری نمی باشد.
توجه 4: برای برگزاری گردهمائی بین المللی 9 ماه قبل از برگزاری آن اقدام نمائید. در صورت عدم تکمیل دقیق فرم ها، عدم رعایت فرمت نامه ها و عدم ارسال مستندات لازم به صورت فایل الکترونیکی (عکس یا اسکن) امکان اخذ مجوز مقدور نخواهد بود.
توجه 5: مدیریت امور بین الملل متعهد به رعایت استانداردهای تدوین شده مربوط به خود بوده و اصلا نیازی به پیگیری مراحل ( اعم از تماس تلفنی، مراجعه حضوری و ...) نمی باشد.
توجه 6: برای تسهیل تدارکات برگزاری گردهمائی های علمی بین المللی "راهنمای تدارکات" طراحی و در زیر منوی گردهمائی های بین المللی قرار داده شده است که در صورت تمایل قابل بهره برداری می باشد.
توجه 7: کلمات و عبارات آبی هایپرلینک هستند.

برای برگزاری گردهمائی علمی بین المللی اقدامات زیر را انجام دهید:

1- مطالعه شیوه نامه  ،نمودار گردش کار اجرائی وفرم درخواست اخذ مجوز بین المللی
2- اخذ موافقت از معاونت تحقیقات و فناوری دانشگاه
3-تعیین یکی از واحدهای دانشگاه جهت ابلاغ اعتبارات مربوطه (واحد پیشنهادی می تواند واحد برگزار کننده یا هریک از واحدهای دانشگاه که دارای استقلال اداری مالی است، باشد. مثلا دانشکده، مرکز آموزشی درمانی و...)
4-تعیین و معرفی دبیران علمی و اجرائی گردهمائی به مدیریت امور بین الملل طبق فرمت نامه معرفی دبیران علمی و اجرائی گردهمائی های علمی  بین المللی
5- پس از انجام اقدامات فوق منتظر دریافت نامه موافقت مشروط با برگزاری گردهمائی و ابلاغ های دبیران علمی و اجرائی و تفاهم نامه از طریق اتوماسیون باشید. (حداکثر تا 5 روز کاری پس از معرفی دبیران علمی و اجرائی، نامه های مذکور صادر خواهند شد).
6- امضا تفاهم نامه و ارسال آن به مدیریت امور بین الملل از طریق اتوماسیون (تفاهم نامه توسط مدیریت امور بین الملل تنظیم می شود. سپس به همراه حکم موقت جهت امضا به دبیر اجرائی ارسال می گردد. دبیر اجرائی پس از پرینت تفاهم نامه آن را امضا نموده و فایلِ (عکس یا اسکن) تفاهم نامه امضا شده را از طریق اتوماسیون به مدیریت امور بین الملل ارسال می نماید).
7- فراهم آوردن شرایط اخذ مجوز بین المللی براساس شیوه نامه
8- اقدام برای اخذ مجوز بین المللی از مدیریت اموربین الملل دانشگاه 6 ماه قبل از برگزاری گردهمائی (به این منظور فایل Word فرم درخواست اخذ مجوز بین المللی تکمیل و پس از پرینت توسط دبیر اجرائی امضا می شود. فایلِ الکترونیکی فرم امضا شده (اسکن یا عکس) به همراه فایلِ  الکترونیکی سایر مستندات مشخص شده در فرم با فرمت نامه درخواست اخذ مجوز بین المللی  توسط واحد برگزارکننده به مدیریت امور بین الملل ارسال می شود). 

پس از انجام اقدامات فوق اقدامات بعدی براساس گام هشتم تا آخرین گام نمودار گردش کار اجرائی خواهد بود.
 

• در صورت درخواست اخذ روادید برای سخنرانان مدعو خارجی گردهمائی اینجا را کلیک کنید.
• در صورتیکه برگزاری گردهمائی در سالن های دانشگاه علوم پزشکی تبریز به همراه برنامه های فرهنگی و هنری باشد مستلزم هماهنگی با مدیریت حراست دانشگاه خواهد بود. لازم به یادآوری است هرگونه برگزاری گردهمائی در سالن هایی غیر از سالن های دانشگاه علوم پزشکی تبریز (مثلا هتل ها، سالن پتروشیمی و ...)  که همراه با برنامه های فرهنگی و هنری باشد مستلزم اخذ مجوز از فرماندهی نیروی انتظامی استان می باشد. در این صورت درخواست اخذ مجوز از طریق واحد برگزار کننده به مدیریت امور بین الملل ارسال می گردد تا اقدامات بعدی از طریق این مدیریت صورت گیرد.
• در صورت داشتن هرگونه سوال با کارشناس مربوطه خانم لیلا حاجی قهرمانی  به شماره  33534705-45 0  تماس حاصل نمایید.

.